sábado, 21 de abril de 2012

Definición de memorando:

El término memorando proviene de la palabra latina memorándum, que el Diccionario de la Real Academia Española define como 'cosa que debe recordarse'.  El mundo empresarial adoptó la palabra memorando para referirse a un tipo de comunicación interna de carácter más informal que una carta.

El memorando se utiliza, generalmente, en comunicaciones entre departamentos, divisiones u oficinas de las compañias comerciales, agencias gubernamentales, entidades educativas y bancarias, y compañías privadas de todo tipo.  Es el medio comúnmente utilizado para notificar cambios en las normas, directrices, reglamentos o calendarios, citar a reuniones, conferencias u otro tipo de actividad, recabar colaboración, o emitir cualquier otro mensaje breve sobre aspectos internos de una empresa.

Partes fijas del memorando:

Las partes fijas del memorando tradicional son el membrete, el encabezamiento, el cuerpo o texto y las iniciales de identificación.  El encabezado de un memorando tradicional incluye las siguientes partes: A: (destinatario), DE: (remitente), FECHA y ASUNTO:  Estas se escriben en mayúscula sólida.

Membrete:

El memorando, por lo general, viene impreso en el papel oficial de la empresa o agencia gubernamental.  El membrete contiene el nombre completo de la empresa, la dirrección física y postal (si son diferentes), el número de teléfono, el número de fax, la dirrección de correo electrónico y el logo (diseño artístico que identifica la empresa).


Destinatario:

El destinatario es la persona a quien se dirige el memorando.  El nombre del destinatario no debe abreviarse a menos que éste así lo acostumbre.  Debe incluir el título del puesto o cargo que ocupa, el cual puede escribirse debajo del nombre, o al lado separado por una coma.

Remitente:

La línea de remitente (DE:) contiene el nombre de la persona que envía el memorando y se ubica a dos espacios verticales despúes de la línea del destinatario.

Fecha:

La línea de la fecha se ubica a dos espacios verticales debajo de la línea del remitente.  La forma correcta para escribir la fecha en español es: 14 de marzo de 200_.  Debe recordarse que, en español, las fechas no terminan en punto.


Línea de asunto:

La línea de asunto se usa para destacar el tema principal del memorando.  Generalmente, se escribe la palabra asunto en letras mayúsculas sólidas (ASUNTO), en el margen izquierdo.  Esta línea se escribe a dos espacios debajo de la fecha.


Cuerpo o texto

El cuerpo o texto es el mensaje del remitente al destinatario.  El texto se empieza a escribir a dos espacios debajo de la línea de asunto.  Debe ser corto, aunque hay memorandos de dos pliegos.  El texto se presenta en párrafos escritos a espacio sencillo; sin embargo, cuando el mensaje es corto, se recomienda un enterlineado a doble espacio.


Iniciales de identificación:

Las iniciales de identificación de la persona que mecanografía el memorando deben escribirse para distinguirla de la persona que firma.  Las iniciales se escriben en letras minúsculas. Se ubican en el margen izquierdo, a dos líneas despúes del texto.

Línea de Por conducto de:

La línea de Por conducto de se abrevia con P/C.  Se ubica entre la línea del destinatario (A) y la del remitente (DE). 

Anejo o anexo:

La línea de anejo indica que el memorando va acompañado de otros documentos.  Se coloca a dos líneas verticales despúes de las iniciales de identificación.  Se escribe la palabra Anejo o Anexo en el margen izquierdo.  La primera letra de Anejo siempre va en mayúscula.

Copia:

La línea de copia indica que se le enviará copia de ese memorando a otra persona.  No se escribe la palabra completa, sino que se usa la abreviatura c.  Actualmente, no se acostumbra a escribir el punto despúes de la abreviatura.  Se deja un espacio antes de escribir el nombre de la persona a quien se le envía la copia.