Clases de memorandos y formatos

El memorando, tiene un formato tradicional y otro moderno.  En ambos formatos se puede utilizar el estilo bloque.

Estilo tradicional

El encabezamiento se escribe en letras mayúsculas sólidas o con letra inicial mayúscula y en negrillas.  Entre un renglón y otro, se dejan dos espacios.  Se escriben dos puntos despúes de las palabras guías: A:, DE:, FECHA:, ASUNTO:  Se dejan dos espacios verticales despúes de cada parte del encabezamiento.

En el estilo tradicional, la fecha forma parte de las palabras guías, sin embargo, también puede escribirse despúes del membrete.
La palabra memorando ha caído en desuso.  Cuando el destinatario recibe el documento y observa o lee el encabezamiento, rápidamentoe se da cuenta de que se trata de un memorando, por tanto no hay necesidad de usar la palabra MEMORANDO, a menos que la oficina en particular decida hacerlo.  En este caso, la palabra MEMORANDO se escribe en centrado horizontalmente en el papel a dos o cuatro espacios verticales del membrete, para lo cual puede usarse la función de centrar horizontalmente en los programas de Word y WordPerfect.

Formato simplificado

1. El memorando simplificado se diferencia del memorando tradicional porque elimina las palabras MEMORANDO y las palabras guías en el encabezamiento:  A, DE, FECHA, y ASUNTO.
2. La firma del remitente se escribe a cuatro espacios debajo del último  párrafo.
3. La fecha se escribe en la parte superior izquierda.
4. El asunto se escribe en mayúsculas sólidas o en mayúscula inicial.  Se omite la palabra asunto.
5. Los párrafos no se sangran.

Normas generales para el formato del memorando

1. Los márgenes laterales se fijan de 1 pulgada, según están preestablecidos por el programa de procesamiento de palabra/texto.
2. Verticalmente se comienza a escribir en la línea 10.
3. Si el memorando contiene una lista que no está numerada, cada línea debe sangrarse cinco espacios del margen izquierdo.
4. Si por el contrario, contiene una lista numerada y está utilizando el estilo bloque, la misma puede escribirse comenzando en el margen izquierdo.
5. Cuando se le envía la comunicación a varias personas, sus nombres se deben escribir en líneas separadas, en orden alfabético o en orden de rango.
6. Si el memorando se dirige a muchas personas, se escribe Lista de distribución.  Los nombres de las personas que deben aparecer en esa lista, se escriben al final del memorando en orden alfabético por apellido.  Se escriben despúes de las iniciales de identificación y sangrados cinco espacios.

Memorandos de más de un pliego

El encabezamieto de la segunda página y de las subsiguientes se hace igual al formato de la segunda página de la carta comercial:

• Se deja 1 pulgada del borde superior.  La segunda página y las subsiguientes se escriben en papel sin membrete.
• Se escribe el nombre del destinatario, el número de la página y la fecha.  Esta información puede escribirse en el estilo vertical o en el horizontal.  Estos estilos se pueden usar tanto para el modelo tradicional como para el simplificado.